オフィスの事務改善を読んで - ｔｏｍｏｈａｐｐｉｅｓｔの日々是雑感

オフィスの事務改善。

サラリーマンの方々には、耳にたこができるほど聞かされている(悩んでいる)事柄だと思う。
　電話も含めお客様を相手にしている企業にとっては、毎日電話や窓口対応などで書類やメモが行き交う。　しかし、今メモしたものやいざという時に探し物が出てこなかったりという経験をされている方も多いだろう。
　こういったことは時間コストがかかり、お客様を待たせることで職場のイメージが悪くなる。
　まずは、自分のデスク周り、そして事務所内の改善をしなければならないことはわかっているけど、なかなか実行に移せないまたはやり方がよくわからないという声が聞こえてきそうだ。
　著者は「改善とは、自らの職場を、自らの力で、効率的で快適・安全にかえること」といっている。
　

　何かと忙しくて目の前の仕事の処理に終われる毎日で、なかなか事務改善まで手が回らないと言う声も聞こえそうだが、事務改善することは、自分の仕事しいては会社の利益、すなわちお客様の満足度の向上へつながる第一歩だと思う。
　どうすれば、効率的に仕事ができるかを考え実行に移すことが、自分もお客様も幸せに近づく第一歩なのかもしれない。そんな悩みを解決するヒントがたくさん書かれているのが本書。

　私は、この本を読んで普段の仕事で、思い当たる節がたくさんあった。特に、「手間をかけずに目的を達成する方法」は我が職場の重要課題でもあるので、大いに参考になった。さっそく、標準化マニュアルの作成や新たなアイデアを取り入れて「もっと楽しくもっと楽に」を追求していけたらと思う。

　その前に、自分の机の周りを戦略基地にすることからはじめなければ・・。
　

　今は、ちょうど異動や引継ぎの時期で、これらのことを実行する絶好のチャンスでもある。是非この機会に、オフィスの事務改善をして、効率的かつ働きやすい職場で、お客様満足度が向上した職場にビフォアアフターしてみることをお勧めする。もっと詳細を知りたくなったら、是非この本を読むといいかもしれない。事務改善のためのいいヒントが隠されていると思う。

①～⑥の事例で１つでも当てはまるものがあれば、本書を読む価値ありとのこと。

①デスク周りを戦略基地に改善
　急いでいる時に限って机にある書類が見つからない
　なんでもクリアファイルに入っている
　一度、デスク上を整理整頓してもすぐに乱雑な状態に戻る

②仕事がはかどる段取り力を改善
　次から次へと仕事が舞い込んで、気持ちにゆとりがない
　割り込み仕事画多く段取りできない
　いつもぎりぎりに出社している
　今日はいつやるぞと目標を立ててもだらだらしても目標を達成できない
　忙しくて休憩を取っている暇がない

③ムダ満載のルーチンワーク（定型業務）を改善　
　電話で相手の名前が聞きとれず、何度か聞きなおす
　長々と電話してしまう
　いやいや仕事をしている
　仕事に集中したいのに電話がかかってきて中断させられる
　職場内での連携がうまくいっていない
　担当者しかわからない業務があって、離籍していると回答できない

④パソコン周りのムダを改善
　どんな連絡もメールでしている
　メールの受信トレイがいつもいっぱい
　パソコンのデスクトップ画面がいつもファイルでいっぱい
　パソコンのパフォーマンスが落ちてきた

⑤コミュニケーションのムダを改善
　言われただけの最低限の仕事しかしていない
　周りで起こっている出来事には我関せずを決め込んでいる
　周囲には頼らない
　確認が不十分なまま自己判断で進めてやり直したことがある
　あいさつしていない

⑥組織のムダを改善
　職場に５Ｓ（整理、整頓、清潔、清掃、しつけ）が根付いていない
　会議に時間がかかる
　会議で若手は意見がいえない雰囲気
　朝礼でいつも同じ話ばかり
　業務の引継ぎで、人によって支持の内容が違う
　共有ファイルの棚に、ファイルが順番どおりのきちんと並んでいない
　コスト意識が根付いていない

●私たちにできるコストダウン改善の８原則
　１．廃止の原則・・・　「こんなものいらないのではないか？」と考える

　２．削減の原則・・・　「この仕事をもっと手抜きできないか？」と考える

　３．標準化の原則・・・　「この仕事は誰にでもすぐにできるのか？」と考える

　４．機械化の原則・・・　「手作業を少なくできないか？」と考える

　５．容易化の原則・・・　「仕事をムリに複雑にしていないか？」と考える

　６．計画化の原則・・・　「もっと計画的に（段取りよく）進められないか」と考える

　７．同期化の原則・・・　「仕事の平準化ができないか？」と考える

　８．分担検討の原則・・・　「仕事の分担を変えることで効率アップできないか」と考える

　※これらを常に考えながら仕事をすることで、ムダな作業をなくし、仕事が効率化する

●手間・コストをかけずに目的を達成する方法
　「安」　・・・より安く・より安全に！　最小のコストで最大の効果を　より安全に

　「正」　・・・より正しく！　ミスゼロをめざして！　マニュアル化など標準化

　「早」　・・・より早く！　　スピーディーにできる工夫を

　「楽」　・・・より楽しく・もっとラクに！　仕事を楽しみながら行う工夫を　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　残業や休日出勤せずに処理できるように
　　

●上司からの情報は「はきもの」を意識して聞き出すと、迷うことがなくなる
　　「は」背景　　→その仕事が発生した背景・関係を理解する
　　「き」期限　　→タイムリミット
　　「も」目的　　→何のための仕事なのか？
　　「の」能率　　→効率のいい手順はあるのか？

＊身の回りからチェック・・デスク周りを戦略基地化するための１０カ条

　　□デスクの上はスピードと効率を考えたレイアウトになっているか？

　　□デスクの上に置くものと置かないものを区別しているか？

　　□ファイルや本は平積みではなく立てているか？

　　□引き出しの中は効率的に活用されているか？

　　□足回りは整理整頓されているか？

　　□自分が不在時でも何がどこにあるか的確な指示ができるか？

　　□共有物は独り占めしていないか？

　　□退社時には、デスクの上はすっきりと片付いているか？

　　□朝出社時にデスクを目にした時、仕事に対する前向きな気持ちが湧くか？

　　□周りの人の精神状態に悪しき影響を与えていないか？

本書の内容（項目）

第1章　　　デスク周りを「戦略基地」に改善
　　　　　　　　デスク周りは戦略基地と考える
　　　　　　　　【本整理1】デスク上に置くモノと位置を決める
　　　　　　　　【本整理2】業務の進捗状況を「見える化」する
　　　　　　　　【本整理3】クリアファイルの効果的活用法
　　　　　　　　【本整理4】小物をさばく引き出し活用法
　　　　　　　　デスク周りの整理整頓習慣化
　　　　　　　　デスク周りの「小技集」

第2章　　　仕事がはかどる「段取り力」を改善
　　　　　　　　仕事がはかどる段取り力の考え方
　　　　　　　　段取り上手が残業知らずの仕事を実現！
　　　　　　　　「山場」でダラダラ仕事をなくす
　　　　　　　　早起き習慣が1日を決める
　　　　　　　　目標時間で作業が進む
　　　　　　　　ルーチンワーク（定型業務）の攻略法
　　　　　　　　高い成果を生むナレッジワークの進め方
　　　　　　　　休暇でリフレッシュ
　　　　　　　　付箋で効果的に使い分ける
　　　　　　　　手帳を効果的に活用する

第3章　　　ムダ満載のルーチンワーク（定型業務）を改善
　　　　　　　　「やめる→減らす→かえる」を考える
　　　　　　　　ルーチンワークは「安・正・早・楽」で改善
　　　　　　　　｢割り込み仕事」を改善
　　　　　　　　「前後の関連性がわからない」を改善
　　　　　　　　「業務のタコツボ化」を改善

第4章　　　パソコン周りのムダを改善
　　　　　　　　何でもメールに頼らない
　　　　　　　　テンプレート活用で時間を節約
　　　　　　　　メールを効果的に整理する
　　　　　　　　デスクトップをすっきりさせる
　　　　　　　　パソコンの小技集

第5章　　　コミュニケーションのムダを改善
　　　　　　　　気が利く仕事で業務の生産性向上
　　　　　　　　複眼で仕事を進める
　　　　　　　　周りを巻き込んで仕事の成果を高める
　　　　　　　　上司の指示は「はきもの」で
　　　　　　　　効果的な報告でチームの生産性を上げる
　　　　　　　　周りとの豊かな人間関係が仕事の成果を左右する
　　　　　　　　あいさつで職場の生産性向上

第6章　　　組織のムダを改善
　　　　　　　　5S活動で生産性の高い職場作り
　　　　　　　　会議のムダをなくす
　　　　　　　　楽しい朝礼でやる気にさせる
　　　　　　　　引き継ぎのムダをなくす
　　　　　　　　書類管理は「捨てる」「決める」「守る」
　　　　　　　　社内の「見える化」で改善
　　　　　　　　私たちにできるコストダウン

＊残業ゼロの仕事術！ココまでできるオフィスの「事務改善」
著者：藤井　美保代
出版社：同友館
定価：1,575円（税込）

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